Bir inceleme özeti, satın alma beklentilerini tedarikçi ve denetçinin tutarlı biçimde kullanabileceği bilgiye dönüştürür. Ürün gerekliliklerinden başlayın, ardından bunların karşılandığını hangi kanıtın göstereceğini belirleyin. “İyi kalite” gibi bir ifade gözlemlenebilir kabul ölçütü değildir ve farklı yorumlara yol açabilir.

Ürünü kesin biçimde tanımlayın. Modeli, çizim revizyonunu, sipariş miktarını, malzemeyi, yüzey işlemini, rengi ve kararlaştırılan referans numuneyi ekleyin. Her belgeye sürüm ve tarih verin. Bir numune görünümü belirliyorsa kimliğini ve temsil ettiği özellikleri kaydedin. Fotoğrafın ölçüleri veya malzeme bileşimini tanımladığını varsaymayın.

Bir kontrol noktası tablosu oluşturun. Kararlaştırılan her gereklilik için kontrol edilecek özelliği, referans belgeyi, izin verilen toleransı, ölçüm veya gözlem yöntemini ve sorumlu tarafı yazın. Hangi birimlerin inceleneceğini ve nasıl seçileceğini kararlaştırın. Gerekli ölçüm ekipmanını ve rapor biçimini inceleme başlamadan belirleyin.

Saklanacak kanıtları tanımlayın. Bunlar ürün ve etiket fotoğrafları, ölçüm sonuçları, incelenen miktarlar, ambalaj gözlemleri ve uyuşmazlık listesini içerebilir. Malların uygun olduğuna dair genel bir ifade yerine ürün kimlikleriyle bağlantılı gerçek gözlemler isteyin. Gerekli belgeleri adlarıyla belirtin ve sipariş edilen model veya partiyle ilişkilendirin.

Ambalajı ve tanımlamayı dahil edin. Koli miktarlarını, koruyucu malzemeleri, sevkiyat işaretlerini ve kararlaştırılmış taşıma bilgilerini doğrulayın. Görünüm kontrollerini işlev kontrollerinden ayırın ve her işlev testi için kararlaştırılan yöntemi belirtin. Özet, uzlaşılan kapsamı açıklamalıdır; son anda tanımsız bir test eklemek sonuçların yorumunu zorlaştırır.

Son olarak numune onayını, kararlaştırılan üretim kontrollerini ve sevk öncesi incelemeyi planlayın. Raporun alıcısını ve sapmayı kimin kabul edebileceğini belirleyin. Uyuşmazlıklar değerlendirilirken etkilenen ürünlerin tanınabilir kalmasını sağlayın. Çözümü yazılı kaydedin, kontrollü belgeleri uzlaşıya göre güncelleyin ve tamamlanan raporu sipariş kayıtlarıyla saklayın.