แผนตรวจสอบเปลี่ยนความคาดหวังในการจัดซื้อให้เป็นข้อมูลที่ผู้ขายและผู้ตรวจใช้ได้ตรงกัน เริ่มจากข้อกำหนดสินค้า แล้วกำหนดหลักฐานที่แสดงว่าปฏิบัติได้ตามนั้น คำว่า “คุณภาพดี” ไม่ใช่เกณฑ์รับสินค้าที่สังเกตได้ และอาจถูกตีความต่างกัน

ระบุสินค้าให้ชัดเจน รวมรุ่น ฉบับแก้ไขแบบ จำนวนสั่งซื้อ วัสดุ ผิวสำเร็จ สี และตัวอย่างอ้างอิงที่ตกลงกัน ใส่เลขฉบับและวันที่ให้เอกสารทุกชุด หากใช้ตัวอย่างควบคุมลักษณะภายนอก ให้บันทึกรหัสตัวอย่างและคุณลักษณะที่ใช้อ้างอิง อย่าคิดว่าภาพถ่ายกำหนดขนาดหรือส่วนประกอบของวัสดุได้เอง

สร้างตารางจุดตรวจ สำหรับแต่ละข้อกำหนดที่ตกลงกัน ให้ระบุลักษณะที่ตรวจ เอกสารอ้างอิง ค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับ วิธีวัดหรือสังเกต และผู้รับผิดชอบ ตกลงว่าจะตรวจชิ้นใดและเลือกอย่างไร ระบุเครื่องมือวัดที่ต้องใช้และรูปแบบรายงานก่อนเริ่มตรวจ

กำหนดหลักฐานที่ต้องเก็บ เช่น ภาพสินค้าและฉลาก ผลการวัด จำนวนที่ตรวจ สภาพบรรจุภัณฑ์ และรายการข้อแตกต่าง ขอข้อมูลที่สังเกตจริงซึ่งเชื่อมกับรหัสสินค้า แทนข้อความทั่วไปว่าสินค้ายอมรับได้ ระบุชื่อเอกสารที่ต้องใช้และเชื่อมโยงกับรุ่นหรือล็อตที่สั่งซื้อ

รวมเรื่องบรรจุภัณฑ์และการระบุสินค้า ยืนยันจำนวนต่อกล่อง วัสดุป้องกัน เครื่องหมายขนส่ง และข้อมูลการจัดการที่ตกลงกัน แยกการตรวจรูปลักษณ์ออกจากการตรวจการทำงาน และระบุขั้นตอนที่ตกลงสำหรับการทดสอบแต่ละอย่าง แผนควรอธิบายขอบเขตที่ตกลงไว้ การเพิ่มการทดสอบที่ยังไม่กำหนดในนาทีสุดท้ายทำให้ตีความผลได้ยาก

สุดท้ายกำหนดเวลาสำหรับอนุมัติตัวอย่าง ตรวจระหว่างผลิตตามที่ตกลง และตรวจสินค้าก่อนส่ง ระบุผู้รับรายงานและผู้มีสิทธิ์ยอมรับข้อเบี่ยงเบน คงการระบุสินค้าที่ได้รับผลกระทบไว้ระหว่างพิจารณาข้อแตกต่าง บันทึกวิธีแก้เป็นลายลักษณ์อักษร ปรับปรุงเอกสารควบคุมตามข้อตกลง และเก็บรายงานฉบับสมบูรณ์กับบันทึกการสั่งซื้อ