Użyteczne porównanie zaczyna się przed otrzymaniem cen. Wyślij każdemu dostawcy tę samą specyfikację, rewizję rysunku, wymagany materiał, wymiary, tolerancje, ilość i miejsce dostawy. Oddziel wymagania obowiązkowe od preferencji, które można zmienić. Poproś dostawców o wskazanie założeń i proponowanych zamienników.

Utwórz tabelę z jednym wierszem na dostawcę i jednakowymi kolumnami. Zapisz produkt, walutę, cenę jednostkową, minimalną ilość, koszty oprzyrządowania, próbek, opakowania, warunki wysyłki i termin ważności. Zachowaj oryginalną ofertę przy tabeli, aby skrót nie ukrywał zastrzeżeń.

Porównuj koszty tego samego zakresu zakupu. Niska cena jednostkowa może nie obejmować oprzyrządowania, opakowania eksportowego lub transportu uwzględnionego w innej ofercie. Znane koszty dodatkowe zapisuj osobno, a nieznane kwoty oznacz jako nierozstrzygnięte. Nie traktuj szacunku przewozu jako potwierdzonej opłaty; przy różnych walutach zapisz datę kursu.

Sprawdź warunki ilościowe i produkcyjne. Potwierdź, czy minimum dotyczy każdego modelu, koloru lub materiału, czy całego zamówienia. Zapytaj, czy oprzyrządowanie pozostanie dostępne przy ponownych zamówieniach i czy kolejne ceny zależą od ilości. Ustal, do kogo należą zatwierdzone rysunki i jak wyceniane będą zmiany.

Porównuj terminy według etapów, a nie tylko liczby dni. Określ początek biegu terminu, zatwierdzenie próbek, możliwy termin inspekcji i gotowość do wysyłki. Deklaracja wolnych mocy dostawcy służy planowaniu; nie dowodzi rezerwacji produkcji.

Na koniec zbierz pytania otwarte i w razie potrzeby poproś o poprawioną ofertę pisemną. Uzgodnij kryteria odbioru i wymagane dokumenty przed złożeniem zamówienia. Wybierz na podstawie pełnego porównania handlowego i technicznego, a przyjętą ofertę i specyfikację przechowuj razem jako punkt odniesienia podczas realizacji.