Plan kontroli zamienia oczekiwania zakupowe w informacje, które dostawca i inspektor mogą stosować jednakowo. Zacznij od wymagań produktu, a następnie określ dowody ich spełnienia. Zwrot „dobra jakość” nie jest obserwowalnym kryterium odbioru i może być różnie rozumiany.

Dokładnie zidentyfikuj produkt. Podaj model, rewizję rysunku, ilość, materiał, wykończenie, kolor i uzgodnioną próbkę wzorcową. Nadaj każdemu dokumentowi wersję i datę. Jeśli próbka określa wygląd, zapisz jej identyfikator i cechy, które reprezentuje. Nie zakładaj, że zdjęcie definiuje wymiary lub skład materiału.

Utwórz tabelę punktów kontrolnych. Dla każdego uzgodnionego wymagania zapisz sprawdzaną cechę, dokument odniesienia, dopuszczalną tolerancję, metodę pomiaru lub obserwacji oraz odpowiedzialną stronę. Uzgodnij, które sztuki zostaną zbadane i jak będą wybrane. Określ potrzebne przyrządy pomiarowe i format raportu przed rozpoczęciem kontroli.

Określ dowody do zachowania: zdjęcia produktu i etykiet, wyniki pomiarów, sprawdzone ilości, obserwacje opakowania i listę rozbieżności. Poproś o rzeczywiste obserwacje powiązane z identyfikatorami produktów zamiast ogólnego stwierdzenia, że towar jest akceptowalny. Nazwij wymagane dokumenty i powiąż je z zamówionym modelem lub partią.

Uwzględnij opakowanie i identyfikację. Potwierdź ilości w kartonie, materiały ochronne, oznaczenia wysyłkowe i uzgodnione informacje o obchodzeniu się z produktem. Oddziel kontrolę wyglądu od kontroli funkcji i określ uzgodnioną procedurę każdego testu funkcjonalnego. Plan opisuje uzgodniony zakres; dodanie nieokreślonego testu w ostatniej chwili utrudnia interpretację wyników.

Na koniec zaplanuj zatwierdzenie próbek, uzgodnione kontrole produkcji i kontrolę przed wysyłką. Ustal odbiorcę raportu i osobę uprawnioną do akceptacji odchylenia. Zachowaj możliwość identyfikacji objętych problemem sztuk podczas wyjaśniania rozbieżności. Zapisz rozwiązanie, zaktualizuj nadzorowane dokumenty zgodnie z ustaleniami i przechowuj końcowy raport wraz z dokumentacją zamówienia.