검사 요구서는 구매 기대 사항을 공급업체와 검사자가 일관되게 사용할 수 있는 정보로 바꿉니다. 제품 요구 사항부터 정리한 뒤 충족 여부를 보여 줄 증거를 정하세요. ‘좋은 품질’과 같은 표현은 관찰 가능한 인수 기준이 아니며 서로 다르게 해석될 수 있습니다.

제품을 정확히 식별하세요. 모델, 도면 개정 번호, 주문 수량, 재질, 마감, 색상과 합의된 기준 샘플을 포함하세요. 각 문서에 버전과 날짜를 부여하세요. 샘플로 외관을 판단한다면 식별 정보와 그 샘플이 나타내는 특성을 기록하세요. 사진만으로 치수나 재료 성분이 정의된다고 가정하지 마세요.

점검 항목 표를 만드세요. 합의한 요구 사항마다 확인할 특성, 기준 문서, 허용 공차, 측정 또는 관찰 방법과 책임자를 적으세요. 검사할 개체와 선정 방법에 합의하세요. 검사를 시작하기 전에 필요한 측정 장비와 보고서 형식을 정하세요.

보관할 증거를 정하세요. 제품과 라벨 사진, 측정 결과, 검사 수량, 포장 관찰 내용과 불일치 목록 등이 해당합니다. 물품이 적합하다는 포괄적인 문구 대신 제품 식별 정보와 연결된 실제 관찰 결과를 요청하세요. 필요한 문서는 이름으로 지정하고 주문한 모델이나 로트와 연결하세요.

포장과 식별 표시도 포함하세요. 상자당 수량, 보호 자재, 운송 표시와 합의된 취급 정보를 확인하세요. 외관 검사와 기능 검사를 구분하고 각 기능 시험의 합의 절차를 명시하세요. 요구서는 합의 범위를 설명해야 합니다. 마지막 순간에 정의되지 않은 시험을 추가하면 결과를 해석하기 어렵습니다.

마지막으로 샘플 승인, 합의한 생산 중 점검과 출하 전 검사 일정을 잡으세요. 보고서를 받을 사람과 허용 기준 이탈을 승인할 사람을 정하세요. 불일치를 검토하는 동안 관련 제품을 식별할 수 있게 유지하세요. 해결 내용을 서면으로 남기고, 합의에 따라 관리 문서를 갱신한 뒤 최종 보고서를 주문 기록과 함께 보관하세요.