Ein sinnvoller Angebotsvergleich beginnt, bevor Preise vorliegen. Senden Sie jedem Lieferanten dieselbe Produktspezifikation, Zeichnungsrevision, Materialvorgabe, Maße, Toleranzen, Bestellmenge und Lieferadresse. Trennen Sie verbindliche Anforderungen von veränderbaren Wünschen. Bitten Sie die Lieferanten, Annahmen und vorgeschlagene Alternativen in ihren Antworten ausdrücklich zu nennen.

Erstellen Sie eine Vergleichstabelle mit einer Zeile je Lieferant und einheitlichen Spalten. Erfassen Sie Artikel, Währung, Stückpreis, Mindestbestellmenge, Werkzeugkosten, Musterkosten, Verpackung, Versandgrundlage und Gültigkeitsdauer. Bewahren Sie das Originalangebot neben der Tabelle auf, damit eine kurze Zusammenfassung keine Vorbehalte verdeckt.

Vergleichen Sie die Kosten für denselben Beschaffungsumfang. Ein niedriger Stückpreis kann Werkzeuge, Exportverpackung oder Transport ausschließen, die ein anderes Angebot enthält. Erfassen Sie bekannte Zusatzkosten gesondert und kennzeichnen Sie unbekannte Beträge als ungeklärt. Behandeln Sie geschätzte Frachtkosten nicht als bestätigte Gebühr und dokumentieren Sie bei verschiedenen Währungen das Datum des Wechselkurses.

Prüfen Sie Mengen- und Produktionsbedingungen. Klären Sie, ob die Mindestmenge je Modell, Farbe oder Material oder für den Gesamtauftrag gilt. Fragen Sie, ob Werkzeuge für Nachbestellungen verfügbar bleiben und ob Folgepreise mengenabhängig sind. Halten Sie fest, wem freigegebene Zeichnungen gehören und wie Änderungen angeboten werden.

Vergleichen Sie Lieferzusagen anhand von Meilensteinen statt nur einer Tageszahl. Bestimmen Sie den Beginn der Lieferzeit, die Musterfreigabe, den möglichen Inspektionstermin und die Versandbereitschaft. Eine Lieferantenaussage über freie Kapazität dient der Planung; sie belegt keine reservierte Produktion.

Listen Sie abschließend offene Fragen auf und fordern Sie gegebenenfalls ein überarbeitetes schriftliches Angebot an. Vereinbaren Sie Abnahmekriterien und erforderliche Dokumente vor der Bestellung. Entscheiden Sie anhand des vollständigen kaufmännischen und technischen Vergleichs und bewahren Sie das angenommene Angebot zusammen mit der Spezifikation als Grundlage für die weitere Abwicklung auf.